Nachrichten aus dem Rathaus

Seit Jahresbeginn gibt es beim Sozialamt einen neuen Kollegen: den sogenannten Wohngeldroboter Woggybot zur Kapazitätsentlastung der Mitarbeitenden. Die Abteilung Wohngeld vom Sozialamt und das Projektteam erhielten dafür auf der größten deutschen Verwaltungsfachmesse KOMMUNALE in Nürnberg den DIGITAL-Award 2023 in der Kategorie „Städte und Gemeinden über 20.000 Einwohner:innen“.

Olaf Kuch, Leiter des Direktoriums für Bürgerservice, Digitales und Recht, freute sich mit dem Projektteam bei der Preisverleihung: „Wir konnten einmal mehr zeigen, dass die Digitalisierung bei uns keinem Selbstzweck folgt, sondern gezielt einen Mehrwert für die Verwaltung und damit auch für die Bürgerinnen und Bürger Nürnbergs schafft.“

Zum 1. Januar 2023 wurde die Wohngeldreform „Wohngeld-Plus“ umgesetzt. Die Vorbereitungszeit nach dem Gesetzesbeschluss, der von einer Verdreifachung der bisherigen Antragsberechtigten ausging, betrug nur wenige Wochen. Die Mitarbeitenden des Sozialamts wurden damit vor besondere Herausforderungen gestellt. Der Mut, einen innovativen neuen Weg einzuschlagen und unter hohem Zeitdruck eine robotergestützte Prozessautomatisierung durchzuführen, wurde nun belohnt: mit dem DIGITAL-Award 2023 der KOMMUNALE.

„Die Wohngeldreform hat die Antragszahlen innerhalb kürzester Zeit deutlich gesteigert. Das bedeutet leider lange Wartezeiten für die Antragstellenden und eine hohe Arbeitsbelastung in der Wohngeldstelle – obwohl wir sehr viel Personal neu eingestellt haben. Ich bin deshalb sehr dankbar, dass blitzschnell und in toller Kooperation den beteiligten städtischen Ämtern eine innovative Softwarelösung entwickelt und erprobt wurde, um digital gestellte Anträge schneller zu erfassen. Geholfen hat dabei, dass die Wohngeldstelle Nürnberg schon seit 2019 aktiv an der Entwicklung und Einführung des digitalen Wohngeldantrags Bayern mitgearbeitet hat. Der Roboter ist ein Baustein dafür, dass die Wohngeldbearbeitung beschleunigt und die Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger möglichst schnell bewilligt werden können“, erklärt Elisabeth Ries, Referentin für Jugend, Familie und Soziales. Der Referent für Finanzen, Personal und IT, Thorsten Brehm, fügt hinzu: „Der Erfolg des Projekts zeigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind, um uns als Stadtverwaltung fit für die Zukunft zu halten. Wir wollen sowohl die Einführung moderner Technologien als auch den Einsatz qualifizierter Mitarbeitenden an der richtigen Stelle weiter fördern.“

Ein Team, bestehend aus Kolleginnen und Kollegen vom Sozialamt, der städtischen IT und dem Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation machte sich im November 2022 auf einen ganz neuen Weg und stellte in unglaublicher Geschwindigkeit ein gemeinsames Projekt auf die Beine: die Einführung eines sogenannten Roboters zur Prozessautomatisierung (englisch: Robotic Process Automation = RPA), der auf den Namen Woggybot getauft wurde. Bei dem Roboter handelt es sich um eine Software, die Schritte der Antragsbearbeitung automatisiert, die immer nach dem gleichen Muster ablaufen. In diesem Fall passiert dies für den Datenabgleich der online eingehenden Wohngeldanträge mit den Daten aus dem Melderegister und die anschließende Ablage der Daten im Fachverfahren sowie im Dokumentenmanagementsystem. Der zusätzliche Aufwand der Einführung verlangte der ganzen Abteilung Wohngeld im Sozialamt und allen Projektbeteiligten etliches ab. Doch schlussendlich lohnte sich die Mühe: Die Durchlaufzeiten der Bearbeitung konnten dadurch verringert und die Kolleginnen und Kollegen entlastet werden.    let

Weitere Informationen unter:  DIGITAL-Award | KOMMUNALE.