KI-Tool für die Wohngeldstelle
Nach dem Wohngeldroboter unterstützt seit Anfang 2024 ein auf Künstlicher Intelligenz (KI) basiertes Tool die Wohngeldstelle bei der Bearbeitung der hohen Anzahl an Anträgen. Durch die Wohngeldreform 2023 – die umfangreichste seit Einführung dieser Leistung – wurde der Kreis der wohngeldberechtigten Haushalte stark ausgeweitet und das Wohngeld deutlich erhöht. Im Jahr 2023 hat sich die Zahl mit 24.160 gestellten Wohngeldanträgen im Vergleich zum Vorjahr nahezu verdoppelt. Auch im Jahr 2024 ist mit einem ähnlichen Niveau zu rechnen. Dies stellt nach wie vor eine große Herausforderung für das Sozialamt als Wohngeldbehörde dar. Die Stadtverwaltung begegnet dieser mit zusätzlichem Personaleinsatz und einer intensivierten Digitalisierungsstrategie.
Auf Basis optimierter Prozesse unterstützt bereits seit Anfang 2023 ein Wohngeldroboter die Sachbearbeitung und entlastet zum Beispiel von zeitaufwändigen Routinetätigkeiten, wie der Prüfung der Zuständigkeit, einem Abgleich mit dem Melderegister, der Anlage eines Falls und der Übernahme relevanter Inhalte in das Fachverfahren. Seit Anfang 2024 haben die Stadt Nürnberg und die Forml GmbH darauf aufbauend die Grundlage für eine Sachbearbeitung unter Einsatz von KI geschaffen.
KI-Tool als Assistent
Das KI-Tool übernimmt dabei verschiedene Assistenzfunktionen für die Sachbearbeitung, wie die Prüfung der Anträge und eingereichten Unterlagen, die Trennung der Anlagen in einzelne Dokumente und Überführung in die Akte des Fachverfahrens, die Bereitstellung von Informationen für die Sachbearbeitenden sowie die automatisierte Erstellung eines Anschreibens mit einer Liste noch beizubringender Unterlagen. Auch beinhaltet es einen Sprachassistenten, der der Sachbearbeitung Fragen auf Basis des Wohngeldgesetzes oder der Wohngeldverwaltungsvorschrift beantwortet. Das Tool ermöglicht eine signifikante Effizienzsteigerung und Zeitersparnis. Die Qualitätssteigerung des Verfahrens führt zu einer geringeren Fehlerquote und durch die Assistenzfunktion werden die Sachbearbeitenden entlastet.
OB König: "Stadt nutzt Möglichkeiten der Digitalisierung"
„Herausforderungen wie Fachkräftemangel und demografischer Wandel wirken sich bereits jetzt auf Dienstleistungen unserer Stadtverwaltung aus. Daher nutzen wir konsequent die Möglichkeiten der Digitalisierung, um aktiv gegenzusteuern – auch mit der Erprobung des KI-Tools im Wohngeldbereich“, so Oberbürgermeister Marcus König.
„Prozesse schneller, transparenter und effizienter“
„Wir wollen die Bearbeitungszeiten beim Wohngeld deutlich verkürzen, damit die Berechtigten schnell die ihnen zustehenden Leistungen erhalten. Dem Ziel kommen wir durch Digitalisierung näher. Die Nutzung des Online-Dienstes des Freistaats Bayern, die automatisierte Weiterverarbeitung mittels ‚robotic process automation‘ und jetzt die Erprobung eines KI-Tools zur Vollständigkeitsprüfung unterstützen die Sachbearbeitungen und machen die Prozesse schneller, transparenter und effizienter“, so Elisabeth Ries, Referentin für Jugend, Familie und Soziales.
KI-Lösung auch für andere Kommunen möglich
Das Sozialamt strebt nun den Einsatz im Echtbetrieb an. „Wir sind nicht nur Vorreiterin, sondern auch technisch und finanziell in Vorleistung gegangen und empfehlen ausdrücklich, diese KI-Lösung bayernweit zu beschaffen und zur Entlastung allen Kommunen zur Verfügung zu stellen“, schlägt Oberbürgermeister Marcus König vor. „An diesem Beispiel wird deutlich, wie Digitalisierung und KI uns helfen, noch bürgerfreundlicher zu werden."