Eine elektronische Rechnung ist nicht zu verwechseln mit einer eingescannten Papierrechnung oder einer Rechnung, die in eine PDF-Datei umgewandelt wurde. An eine elektronische Rechnung sind bestimmte Anforderungen geknüpft: „Eine Rechnung ist elektronisch (E-Rechnung), wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht", so die Definition des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales.
XRechnung: Der Standard für den Datenaustausch
In der Europäischen Union gibt eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung. Konform zu dieser Norm haben Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen den nationalen Standard XRechnung entwickelt. Nach Beschluss des IT-Planungsrats vom Juni 2017 ist die XRechnung der maßgebliche Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen von und mit deutschen Verwaltungen.
Unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags akzeptiert die Stadt Nürnberg ausschließlich Rechnungen, die der EU-Norm CEN 16931 entsprechen, bevorzugt als XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD 2 in der jeweils aktuell gültigen Version.
Optionen für die Zustellung der XRechnung
Elektronische Rechnungen können die Stadt Nürnberg und deren Eigenbetriebe (Servicebetrieb Öffentlicher Raum, NürnbergBad, Abfallwirtschaftsbetrieb Stadt Nürnberg, NürnbergStift, Stadtentwässerung und Umweltanalytik) auf verschiedenen Wegen erreichen: als E-Mail-Anhang, über eine kostenfreie Online-Plattform, über das TRAFFIQX®-Netzwerk oder über PEPPOL.
eRechnung als E-Mail-Anhang
Für den Rechnungseingang von PDF-Rechnungen und XRechnungen haben die Stadt Nürnberg und ihre Eigenbetriebe jeweils zentrale E-Mail-Adressen eingerichtet (siehe Tabelle). Diese E-Mail-Adressen sind ausschließlich für Rechnungen bestimmt. Briefe, Angebote, Zahlungserinnerungen und andere Geschäftsschreiben sowie Rechnungen mit sensiblen personenbezogenen Inhalten werden wie bisher üblich direkt an die Empfängerinnen und Empfänger in Dienststellen und Einrichtungen adressiert.
Auftraggeber/Besteller
E-Mail-Adresse für Rechnungen
Stadt Nürnberg, einschließlich Stiftungsverwaltung und Zweckverband Kommunale Verkehrsüberwachung im Großraum Nürnberg
stadt@rechnung.nuernberg.de
Servicebetrieb Öffentlicher Raum (SÖR)
soer@rechnung.nuernberg.de
Bitte beachten: Regeln für die XRechnung als E-Mail-Anhang
Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang der Stadt Nürnberg oder der Eigenbetriebe muss genau einen Dateianhang (PDF oder XRechnung) enthalten. E-Mails ohne Dateianhang oder mit mehreren Dateianhängen werden automatisch abgewiesen.
Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden. Mehrere Rechnungen in einer Datei sind nicht zulässig.
Rechnungsbegleitende Dokumente (zum Beispiel Leistungsnachweise, Arbeitsberichte etc.) müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Wichtig ist dabei, dass das Rechnungsbild am Anfang steht.
Jede Rechnung muss eine Leitweg-ID enthalten. Diese 19-stellige Zahlenkombination sorgt dafür, dass Rechnungen vom zentralen Rechnungseingang eindeutig und schnell an die Adressaten innerhalb der Stadtverwaltung weiterverteilt werden. Die Leitweg-ID gehört entweder in den Rechnungskopf oder als Angabe in die Rechnungsadresse. Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie hier: [LINK]
Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
Die Dateigröße einer E-Mail ist auf 15 Megabyte beschränkt.
Die E-Mail mit der Rechnung darf nicht von einer „No-Reply“-Adresse versendet werden. Sonst kommen Antwortmails, zum Beispiel Fehlermeldungen, nicht beim Absender der Rechnung an.
Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
Sofern vorhanden, muss die städtische Bestellnummer (zehnstellig) angegeben werden.
Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 und §14a UStG sind einzuhalten.
Weitere Optionen für die Übermittlung der eRechnung
OnlineZugangsPlattform (OZP)
Die Stadt Nürnberg hat die Ricoh Deutschland GmbH als externen E-Rechnungs-Dienstleister beauftragt. Ricoh bietet eine kostenfreie OnlineZugangsPlattform (OZP), über die XRechnungen erfasst und auf sicherem Weg übermittelt werden können.
TRAFFIQX® Netzwerk
Der externe E-Rechnungs-Dienstleister der Stadt Nürnberg, die Ricoh Deutschland GmbH, bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich im Portal Ricoh IDX anzumelden. Mit der Registrierung ist die Mitgliedschaft im TRAFFIQX® Netzwerk verbunden. Innerhalb dieses Netzwerks können Geschäftspartner ihre Dokumente flexibel und sicher in verschiedenen Formaten auf unterschiedlichen Kanälen austauschen.
PEPPOL
Das Kürzel PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Dieser Name bezeichnet ein internationales Projekt, das die Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union fördern soll. Die Erleichterung der transnationalen elektronischen Rechnungsstellung gehört ebenfalls zu den Zielen von PEPPOL. Vor diesem Hintergrund sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland gehalten, die Einreichung von eRechnung über PEPPOL zu ermöglichen.