Vorbereitung
Der wichtigste Teil des Verfahrens ist das Auswertungsgespräch zwischen den direkten Vorgesetzten und den Mitarbeitenden. Grundlage hierfür ist die Auswertung der Selbst- und Fremdeinschätzung. Das Auswertungsgespräch wird grundsätzlich moderiert.
Die Moderation ist von zentraler Bedeutung, damit sich die Mitarbeitenden und die Führungskräfte ganz auf das Gespräch konzentrieren können. Die Gesprächspartner sind im Auswertungsgespräch gleichberechtige Gesprächspartner. Außerdem hat die Gesprächssteuerung durch die neutrale Moderation einen wesentlichen Anteil am Ge-lingen der Potenzialanalyse. Sie ist richtungsweisend in Bezug auf die Struktur und somit unterstützend für die Entwicklung eines Ergebnisses.
Unmittelbar vor dem Auswertungsgespräch werden sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskräfte separat auf das Gespräch vorbereitet. Zum Gesprächseinstieg wird alles angesprochen, was für die weitere Auswertung von Bedeutung ist. Insbesondere die Mitarbeitenden konnten noch einmal ihre Vorstellungen, Erwartungen, aber auch Befürchtungen zum Ausdruck bringen. Dies ist besonders wichtig, da die moderierende Person dann entsprechend sensibilisiert ist und die Anliegen und Befindlichkeiten im Auswertungsgespräch berücksichtigen kann.
Gespräch
Im Auswertungsgespräch werden die Übereinstimmungen und Abweichungen der beiden Einschätzungen zwischen den Führungskräften und Mitarbeitenden unter Moderation abgeglichen. Die inhaltliche Klärungsarbeit der Übereinstimmungen und Abweichungen begann.
- Wo bewegen sich die Einzeleinschätzungen im Bereich der beschrieben Teiltätigkeiten?
- Wo bestehen Übereinstimmungen in beiden Einschätzungen?
- Wo bestehen Übereinstimmungen mit den Sollwerten?
- Wo bestanden Abweichungen in der Fremd- und Selbsteinschätzung?
- Welcher Art waren diese Abweichungen (positiv, negativ)?
- Wie werden die Einschätzungen begründet?
Die Mitarbeitenden und die Führungskräfte haben die Aufgabe sich zu ihren Einschätzungen zu äußern. In dieser Phase ist dafür zu sorgen, dass beide ihre subjektive Sichtweise der Einschätzung einbringen, und zwar solange, bis der oder die Betroffene das Gefühl hat, verstanden worden zu sein.
Die Phase ist abgeschlossen, wenn auch die Moderation sich im Klaren darüber ist, dass sie alle Positionen vollständig verstanden hat. Insofern ist es gut möglich, dass den Beteiligten unterschiedliche Zeitanteile im Klärungsprozess zugestanden werden müssen. Ziel dieser Phase ist es die Positionen zu klären und für potenzielle Folgemaßnahmen zu ordnen.
Abschluss
Das Auswertungsgespräch wird dadurch abgeschlossen, dass alle Beteiligten noch einmal Gelegenheit bekommen rück zu melden, wie sie das Gespräch empfunden haben, wie sie sich fühlen und mit welcher Stimmung sie das Gespräch beenden.
Die Moderation klärt zum Abschluss wie es weiter geht und wer was als nächstes unternimmt. Abschließend werden somit die Möglichkeiten der weiteren Entwicklung geklärt. Am Ende des Gespräches soll günstiger Weise Übereinstimmung darin bestehen, was für den Erhalt und die Stärkung der Arbeitskraft nötig ist und umgesetzt wird.
