Ab dem 01.01.2023 wird die Shared-Service-Einheit unmittelbar bei BDR angesiedelt.
Mit der Einrichtung einer Shared-Service-Einheit wird ein Organisationsansatz verfolgt, der die Vorteile dezentraler mit den Vorteilen zentraler Elemente in einer Organisation verbindet. Die Shared-Service-Einheit versteht sich dabei als Dienstleister, der den Fachdienststellen beratend und unterstützend zur Seite steht und diese so in deren Leistungserbringung unterstützt.
Die SSE ist bei den Dienststellen (MI, BAM, BA/NOS, DiP und RA) zuständig für Querschnittsthemen der allgemeinen Verwaltung, die dem Grunde nach bei allen Dienststellen in ähnlicher Weise zu bearbeiten sind: Personalverwaltung, Haushaltssachbearbeitung oder Beschaffungsvorgänge, aber beispielsweise auch die einheitliche Pflege der Internet- und Intranetauftritte der Dienststellen oder den (gemeinsamen) Betrieb von Kassenautomaten.
Die SSE nimmt dabei grundsätzlich alle Aufgaben der aufgeführten Fachdienststellen im Namen und im Auftrag der jeweiligen Dienststelle wahr: Die Personal- und Finanzhoheit verbleibt jedoch bewusst und konsequent bei den jeweiligen Dienststellen.
Unter anderem Organisations- und Personalentwicklung, Stellenbemessung- und Stellenplanangelegenheiten, Stellenbesetzungsverfahren, Personalmarketing, strategische/grundsätzliche Personalangelegenheiten, operative Personalbewirtschaftung, Datenerfassung im SAP HR, statistische Arbeiten, Onboarding, Dienstreisen und Abrechnung.
Unter anderem Koordination der Haushaltsplanung (Budget- und Finanzplanung), Querbewirtschaftung von Sachkonten, Kennzahlenpflege, Stammdatenpflege: Kostenstellenbeantragung, Budgetüberwachung und Controlling, Erstellung von internen Finanzberichten als Steuerungsinstrument, Jahresabschluss und Übertragung Haushaltsreste, Anmeldungen MIP, Anmeldungen IT-Maßnahmen, Debitorenrechnungen, Rechnungsbezahlung, Debitorenbuchungen, Mitwirkung bei der Festsetzung von Beiträgen, Gebühren und Entgelten, Gebührenvereinnahmung, Durchführung Zahlungsverkehr, Führung und Abschluss der Kassenbücher, Betreuung und Abrechnung der Kassenautomaten, Strategische Weiterentwicklung Bezahlmöglichkeiten im Bürgerservice.
Unter anderem Beschaffung von Verbrauchsmaterial und Gebrauchsgegenständen, Vergabe von (Dienst-)Leistungen (in Zusammenarbeit mit ZD), Überwachung der zugehörigen Haushaltsansätze, Beratung in besonderen Beschaffungsvorgängen.
Unter anderem Aktualisierungen der Telefonbücher und Organigrammen, Aktualisierungen von Erreichbarkeitslisten, Siegelverwaltung, Schlüsselverwaltung, Verwaltung der Dienstfahrscheine etc.
Unter anderen Raum- und Gebäudemanagement, Arbeitssicherheit, Umzugsmanagement.
Pflege und Weiterentwicklung der Internet- und Intranet-Auftritte, Infoportal / Infobox / Information zu aktuellen Entwicklungen, Weiterentwicklung und Optimierung der Kommunikation aus Kundensicht, Definitionen von Standards in der Kommunikation (u.a. TeVIS)
Unverändert: Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten für BAM, BA/NOS und MI
Als erstes sichtbares Zeichen für die Beschäftigten der angeschlossenen Dienststellen wurde ein standardisierter Online-Meldeprozess „Digitale Krank-/Gesundmeldung“ eingerichtet.
