Nutzungseinschränkungen
Nicht alle im Stadtarchiv verwahrten Archivalien sind uneingeschränkt benutzbar. Für Nutzungseinschränkungen kann es "technische", konservatorische und/oder rechtliche Gründe geben. Entsprechende Hinweise finden Sie in der Beständeübersicht oder in der Beständedatenbank.
Erschließungsstand und technischer Zustand
Bestände, die noch nicht geordnet und verzeichnet oder noch nicht "technisch" aufgearbeitet (umgebettet und signiert) sind, sind grundsätzlich von der Benutzung ausgenommen.
Eine Ausnahme bilden die jeweils abgebenden (Dienst-)Stellen, wenn entsprechende Ablieferungslisten vorliegen, die das Auffinden der gesuchten Unterlagen ohne größeren Aufwand ermöglichen.
Auch audio-visuelles Archivgut ist nicht benutzbar, solange beispielsweise Filmmaterial noch nicht auf geeignete Bild- oder Tonträger umkopiert ist.
Erhaltungszustand - Schutzmedien
Manche Bestände, manchmal auch einzelne Archivalieneinheiten, dürfen aus konservatorischen Gründen nicht mehr im Original vorgelegt werden, da jede Nutzung die Gefahr in sich birgt, dass die Archivalien in ihrer Substanz geschädigt werden oder bereits vorhandene Schäden sich vergrößern. Zum Teil sind diese gesperrten Archivalien über Schutzmedien benutzbar: in Form von Kopien oder Reproduktionen, über Filme am Mikrofilm-Lesegerät oder als Digitalisate in der Beständedatenbank. Dies gilt auch für bereits digitalisierte Archivalien wie Postkarten, Plakate oder ausgewählte Fotobestände.
Das Goldene Buch der Stadt Nürnberg ist im Original für die Benutzung gesperrt. Als Schutzmedium dienen Digitalisate, die in die Beständedatenbank eingebunden sind. (StadtAN C 85/IV Nr. 246)
Inhalt/Rechtliche Gründe
Archivalien enthalten häufig Informationen, die dem Datenschutz unterliegen. Aus diesem Grund schreiben die Archivgesetze für Archivalien aus jüngerer Zeit bestimmte Schutzfristen vor. Bis zum Ablauf der Schutzfrist sind solche Archivalien für die Benutzung gesperrt. Enthalten bereits die Verzeichnungsdaten schützenswerte Informationen, sind auch diese nicht zugänglich.
Eine Verkürzung der Schutzfrist ist unter bestimmten Voraussetzungen, die im Bayerischen Archivgesetz festgeschrieben sind, möglich.
Auch aufgrund von Vereinbarungen mit früheren oder derzeitigen Eigentümern (bei Deposita) kann Archivgut für die Benutzung gesperrt sein oder darf nur mit besonderer Genehmigung benutzt werden.